21 agosto, 2019

Las RRPP y el éxito de los eventos

Llevo años participando en la organización de diferentes tipos de eventos académicos y todos ellos están relacionados directa o indirectamente con las Relaciones Públicas. Desde el Salón de las Provincias en el Senado de la Nación hasta la Casa Histórica en Tucumán y desde un Hotel 5 Estrellas de Buenos Aires a otro en Santa Fe, hemos pasado por diferentes escenarios y públicos, pero siempre existe un común denominador: el impulso de las Relaciones Públicas y sus valores diferenciadores. Nuestros actos se caracterizan por la calidez en la relación entre todos los actores, tanto antes, como durante y después del momento mágico que supone el encuentro en tiempo real que todo evento presencial presupone; y por la construcción de sentido colectivo y consustanciación mediante la identificación con el otro y las particularidades que nos caracterizan.

A pesar del paso del tiempo, cada vez que participo de la dirección y realización de un evento, nunca dejo de sorprenderme, de enriquecerme, de fortalecer mis convicciones; la sensación melancólica que se produce en la despedida demuestra la intensidad de las experiencias vividas e indica que el haz de luz focalizado de un evento significa que está a punto de seguir su camino y posarse sobre otros escenarios y realidades; hasta que por arte de la organización profesional de eventos, vuelva a la dirección de las Relaciones Públicas y sus incumbencias profesionales.

Los eventos fortalecen una disciplina, la visibilizan, la materializan, la impulsan a la consideración de entidades públicas o privadas y medios de comunicación, que se percatan de sus alcances y beneficios y por ello los apoyan con recursos materiales o simbólicos, como lo son las declaraciones de interés o auspicios institucionales o la difusión periodística misma.

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Evolución de la comunicación de los eventos en la última década

No solamente ha evolucionado la comunicación de los eventos sino la importancia que la sociedad, el mundo académico y empresarial le asigna a un evento. En el ámbito empresarial o institucional, un evento o acontecimiento especial ofrece un marco o entorno en el que es posible generar o potenciar vínculos con públicos específicos de interés para la institución o empresa, con lo que se transforma en una poderosa herramienta de relación y comunicación. Un evento es, desde el punto de vista del marketing, es una unidad de negocios o de apoyo a una actividad comercial. Sin embargo, una de las justificaciones más fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de invertir el dinero requerido a fin de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas oportunidades de comunicación y punto de unión, antes, durante y después de ser llevado a cabo.

Una de sus funciones principales es la de generar el interés de los medios de comunicación hacia algo que no necesariamente tiene naturaleza noticiosa. Las instituciones, en general, y las empresas, en particular, también pueden valerse de un evento para dirigir la atención de determinados públicos hacia sus actividades, funciones o procesos. Actualmente es indudable el aporte que la multiplicidad de medios y plataformas online y offlinehan hecho a los eventos en términos de aceptación e interés y en términos de divulgación. Por otra parte, las redes sociales han contribuido eficazmente al abaratamiento de los costes para contactar al público objetivo respecto al pasado. De todas formas, actualmente asistimos a lo que podría llamarse una coexistencia sinergética entre medios online y offline.

Los eventos fortalecen una disciplina, la visibilizan, la materializan, la impulsan a la consideración de entidades públicas o privadas y medios de comunicación, que se percatan de sus alcances y beneficios y por ello los apoyan con recursos materiales o simbólicos.

El éxito o fracaso en la organización de eventos

El éxito de un evento depende de una multiplicidad de elementos, una buena parte de ellos son variables controlables; la otra parte, no. La correcta articulación y despliegue de las acciones requeridas harán de un evento un éxito o un fracaso. Cuando el fracaso se debe al mal manejo de las variables controlables o intervinientes, estamos frente a una situación inadmisible para un buen estratega de eventos. Si las razones del mal desempeño, en cambio, se deben a hechos o situaciones externas e imprevisibles, estamos frente a un cuadro de situación en el que no se le puede achacar mala praxis. En ocasiones la línea que divide ambas aguas es un tanto difusa y sujeta a interpretaciones.

Todos aquel que organiza eventos tiene en nuestro deber varios reveses que se pudieron haber evitado, quizás los éxitos hayan superado a los errores y es por ello que siguen en la actividad; no obstante, jamás se debe subestimar o dejar de justipreciar los errores cometidos.

Es evidente que se aprende mucho de los fracasos, si es que uno no es un necio.
Los eventos son actividades muy dinámicas y de compleja implementación, por lo que el margen de previsibilidad es muy estrecho. Normalmente por estas latitudes, no se cuenta con rangos de tiempo y recursos necesarios como para estrechar al máximo el nivel de incertidumbre y eso hace aún más inestable y riesgoso el panorama.

Escrito por: Antonio Di Génova

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